Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ ban hành Công văn đề nghị các cơ quan, tổ chức đảm bảo chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Trong thời gian qua, một số cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Hà Giang đã thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, qua kiểm tra, theo dõi, Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhận thấy việc chỉnh lý tài liệu của một số cơ quan, đơn vị còn nhiều hạn chế, đó là:
          1. Không biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý hoặc biên soạn nhưng không đúng. Các trường hợp thường gặp phổ biến đó là:
          - Mặc dù Đơn vị hình thành phông có nhiều sự thay đổi về cơ cấu tổ chức; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhưng khi biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông chỉ phản ánh cơ cấu tổ chức; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Đơn vị hình thành phông ở thời điểm hiện tại;
          - Lựa chọn Phương án phân loại tài liệu “Thời gian - Cơ cấu tổ chức” hoặc “Cơ cấu tổ chức - Thời gian” nhưng phân loại tài liệu của tất cả các giai đoạn theo cơ cấu tổ chức của cơ quan hình thành phông ở thời điểm hiện tại trong khi cơ quan đó có nhiều sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong quá khứ.
         
Tài liệu tồn đọng rất cần được chỉnh lý nhưng chỉnh lý phải đảm bảo chất lượng để tra tìm tài liệu thuận lợi, tập trung bảo quản
những tài liệu thật sự có giá trị, loại hủy những tài liệu hết giá trị và tránh lãng phí
 
          2. Lập hồ sơ theo xuất xứ của tài liệu hoặc tên gọi kết hợp cơ quan ban hành và thời gian ban hành văn bản nên không thể xác định chính xác thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu
          Ví dụ: Chỉnh lý tài liệu của một Phòng chuyên môn thuộc UBND huyện, thường lập các hồ sơ như:
          - Tập văn bản đến của UBND huyện năm 2005;
          - Tập Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện năm 2010.
          3. Xác định giá trị không chính xác nên loại nhiều tài liệu vẫn còn giá trị để lưu trữ nhưng lại giữ lại rất nhiều tài liệu không có giá trị đối với đơn vị hình thành phông.
          Những hạn chế trên không chỉ gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu, có thể dẫn đến tiêu hủy những tài liệu còn giá trị mà còn gây lãng phí về kinh phí, nhân công chỉnh lý tài liệu. Do vậy, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ ban hành Công văn số 233/SNV-CCVTLT ngày 11/4/2023 về việc đảm bảo chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Nội dung chính của Công văn đề nghị các cơ quan, tổ chức đó là:
          - Kết quả chỉnh lý tài liệu phải đạt được các yêu cầu nêu tại điểm c, khoản 2, mục I Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính ban hành kèm theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
          - Trước khi chỉnh lý phải biên soạn đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý nêu tại khoản 5, mục II Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính ban hành kèm theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW
          - Khi chỉnh lý phải lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề; không được lập hồ sơ theo tên gọi hoặc cơ quan ban hành văn bản (trừ các tài liệu thuộc tập lưu văn bản đi ở Văn thư cơ quan).
          - Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu phải chính xác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
          - Tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trật tự hợp lý, đánh số tờ tài liệu, viết chứng từ kết thúc đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và viết mục lục văn bản đối với tất cả các hồ sơ bảo quản vĩnh viễn.
          - Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị phải đúng hướng dẫn tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
         
Xem toàn văn Công văn số 233/SNV-CCVTLT tại đây./.


 

Tác giả bài viết: Nguyễn Văn Phong