Đề xuất một số giải pháp về nghiệp vụ lập, quản lý hồ sơ điện tử

Trên lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế số ở nước ta hiện nay, việc ban hành, sử dụng văn bản điện tử có chữ ký số, nhất là công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử trở thành một trong những nhu cầu mang tính cấp thiết trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Bài viết trình bày những vấn đề về nghiệp vụ cần thiết để thực hiện lập và quản lý hồ sơ điện tử.
Đặt vấn đề
Tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định: “Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành… có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy”1, đây là Nội dung quan trọng, có tính bước ngoặt, khẳng định với những điều kiện cần và đủ cho sự xuất hiện và tồn tại của hình thái “văn thư – lưu trữ điện tử” . Tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây viết tắt là Nghị định 30) quy định: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”2. Nghị định 30 quy định về các nội dung liên quan đến về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, đặt ra những yêu cầu về quy trình, thao tác nghiệp vụ được tin học hóa, có hàm lượng trí tuệ cao, cũng như đòi hỏi hạ tầng kỹ thuật và nghiệp vụ lập và quản lý hồ sơ.
Một số bước lập và quản lý hồ sơ điện tử
– Quy trình các bước lập và quản lý hồ sơ điện tử
Bước 1, bao gồm các khâu nghiệp vụ: (1) Mở hồ sơ/tiếp tục lập hồ sơ sau khi đã mở; (2) Thu thập và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; (3) Kết thúc hồ sơ.
Bước 2, tổ chức nộp lưu trữ, gồm: lưu trữ cơ quan (nộp hồ sơ đến thời hạn); lưu trữ Lịch sử (thời hạn bào quản vĩnh viễn).
Bước 3, thu thập, bổ sung vào cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử, gồm: giao, nhận dữ liệu hồ sơ qua “hệ thống”; kiểm tra và hoàn tất thủ tục giao, nhận; tổ chức quản lý với hồ sơ điện tử từ nguồn nộp lưu, nguồn số hóa.
Bước 4, tổ chức bảo quản, gồm các nội dung: thực hiện sao lưu dữ liệu; kiểm tra, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu (nếu cần); xác định chế độ bảo quản vèe vật lý (nhiệt độ, cảnh báo cháy, nổ, xâm nhập, virus…); xác lập chế độ bảo vệ an ninh mạng, thiết bị tin học, báo cáo…
Bước 5, tổ chức sử dụng, các nội dung: xác lập phân cấp, phân quyền phông/bộ sưu tập/hồ sơ khai thác tài liệu lưu trữ điện tử trên mạng nội bộ; xác định phân cấp, phân quyền duyệt cho phép khai thác tài liệu lưu trữ điện tử trên mạng nội bộ; lập, gửi phiếu yêu cầu; duyệt phiếu yêu cầu; cung cấp bản sao (file/giấy).
– Mục lục văn bản và Chứng từ kết thúc dùng cho hồ sơ điện tử
Khi kết thúc hồ sơ, người lập hồ sơ phải thực hiện chứng từ kết thúc và ký chữ ký số của mình vào vị trí “người lập hồ sơ”. Việc ký số này là yếu tố đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ của hồ sơ. Tác giả đề xuất mẫu mục lục văn bản và chứng từ kết thúc, xây dựng trên cơ sở tham khảo TCVN 9251-2012, Phụ lục số V (Nghị định 30) và kết xuất hồ sơ của The Virtual Vietnam Archive (Hoa Kỳ)3 tích hợp 03 nội dung thông tin: (1) Thông tin chung về hồ sơ điện tử được xác lập từ danh mục hồ sơ; (2) Phần đăng ký văn bản, tài liệu điện tử đã thu thập đưa vào hồ sơ (có liên kết với file văn bản, tài liệu và dữ liệu quản lý văn bản); (3) Phần nội dung thông tin chứng từ kết thúc.
 
– Tổ chức quản lý hồ sơ điện tử theo mã hồ sơ và ký hiệu hồ sơ mang yếu tố “smart”
Yếu tố “smart” trong các sản phẩm công nghệ nói chung và sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay gần như trở thành tiêu chuẩn để nhận diện cho những sản phẩm “thời đại 4.0”. Việc ứng dụng công nghệ có yếu tố smart trong tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử (hồ sơ điện tử) ngay từ khâu văn thư cho tới lưu trữ chủ yếu áp dụng công nghệ nhận dạng qua Mã số mã vạch (MSMV) và Mã QR (Qr code). Việc áp dụng công nghệ này trong thực tế đã được triển khai ở tất cả các Trung tâm Dịch vụ hành chính công của các tỉnh, huyện trong cả nước theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ từ năm 20184, tuy nhiên chưa có quy định để áp dụng trong công tác văn thư, lưu trữ, nhất là trong hoạt động của hình thái văn thư, lưu trữ điện tử. Trong nội dung tổ chức lưu trữ hồ sơ điện tử theo Mã hồ sơ và ký hiệu hồ sơ mang yếu tố “smart”, biện pháp sử dụng MSMV và Mã QR trong mã hồ sơ (MHS) sẽ là giải pháp được lựa chọn.
Mã hồ sơ dạng MSMV hay Mã QR là giải pháp đang được áp dụng khá phổ biến tại các cơ quan hành chính nhà nước ở một số tỉnh ở phía Nam và Tp. HCM trong nhiều năm qua, nhất là tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công trực tuyến. Việc sử dụng MHS bằng MSMV hay QRcode sẽ nâng cao khả năng quản lý, truy xuất các loại hồ sơ (giấy và điện tử) nhanh, chính xác. Công nghệ nhận dạng đầu tiên là mã vạch một chiều tuyến tính (mã vạch hàng rào) được thể hiện bằng các khoảng trắng xen kẽ các thanh màu đen chạy 1 chiều thẳng đứng và song song với nhau. Về sau, do nhu cầu trở nên phức tạp hơn nên mã vạch đã tiến hóa thành ô vuông ma trận dữ liệu (QRcode). Khi đó, dữ liệu được mã hóa theo cả hai chiều dọc và ngang để lưu trữ được nhiều hơn.
 
Một số giải pháp tổ chức thực hiện
Một là, áp dụng mã QR làm mã hồ sơ: Trong công tác văn thư, ứng dụng tích hợp các dữ liệu về mục lục văn bản và dữ liệu đặc tả của Hồ sơ vào Mã QR. Trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ Lịch sử, đưa các dữ liệu về mã hồ sơ phông, mục lục hồ sơ và dữ liệu đặc tả của Hồ sơ vào Mã QR.
Hai là, áp dụng MSMV làm mã hồ sơ trong công tác văn thư (giải quyết thủ tục hành chính điện tử)
Công thức 1 (dùng trong công tác văn thư cơ quan hành chính nhà nước):
 [YY][DV,3][Primary,2][Num,5]
[1]     [2]           [3]           [4]
Trong đó:
[1] YY: là 2 số cuối của năm (ví dụ năm 2020 à YY: 20);
[2] DV, 3: là mã sở ngành/đơn vị và lấy 3 kí tự cuối;
[3] Primary, 2: mã lĩnh vực được định nghĩa trong cơ sở dữ liệu;
[4] Num, 5: dãy số tăng dần từ 1 à 99999 theo số lần nhập hồ sơ trong 01 năm (tính từ ngày 01/01 – 31/12).
Ví dụ đang áp dụng tại Trung tâm Dịch vụ hành chính công một cửa điện tử tỉnh Bình Dương, lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ. Mã số để xác định Mã vạch: 200079300012
Trong đó:

  • YY: là 2 số cuối của năm (ví dụ năm 2020 àYY: 20)
  • DV, 3: là mã sở ngành/đơn vị và lấy 3 kí tự cuối (vì Sở Nội vụ có mã sở ngành là SN007 àDV,3: 007)
  • Primary, 2: mã lĩnh vực được định nghĩa trong cơ sở dữ liệu
  • Num, 5: dãy số tăng dần từ 1 à99999 theo số lần nhập hồ sơ TTHC trên phần mềm trong 1 năm (tính từ ngày 01/01 – 31/12).
Công thức 2 (dùng trong công tác văn thư tại các cơ quan/tổ chức, doanh nghiệp):
Phân tích dãy số in dưới phần mã vạch được chia thành 4 cụm biểu thị thông tin, ví dụ:
MQG.MCQ.MHS_MDV_NHS
                                                [1]     [2]       [3]         [4]
893   26731  1610         3
[1] Mã quốc gia
[2] Mã cơ quan/tổ chức
[3] Mã hồ sơ
[4] Mã phòng/đơn vị lập hồ sơ.
Cụ thể:
[1] 893: mã số quốc gia Việt Nam;
[2] 2673: mã số cơ quan/tổ chức lập hồ sơ;
[3] 11610: mã hồ sơ (tương đương mã hàng hóa theo tên gọi chung) trong đó:
+ 1: số mã hóa phòng/đơn vị trong một cơ quan;
+ 1: số mã hóa phân loại hồ sơ theo tính chất – loại hồ sơ nguyên tắc;
+ 6: số mã hóa phân loại nội dung của hồ sơ (thường dựa trên cơ sở phân loại nội dung trong đặc trưng vấn đề của tiêu đề hồ sơ): TCHC, TCNS, KTTV,KH-KD, … ;
+ 10: năm lập hồ sơ;
+ 3 là số C kiểm tra tính chính xác của mã vạch
Các bước tìm C:
Mã hồ sơ: 893 26731 1610 – C
Bước 1: Xác định nguồn gốc hồ sơ:
– 893 là mã số hàng hóa của quốc gia Việt Nam;
– 26731 là mã số doanh nghiệp thuộc quốc gia Việt Nam; + 1610 là mã số hàng hóa của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định C
– Cộng tổng giá trị của các số ở thứ tự lẻ bắt đầu được tính từ phải sang trái của dãy mã số (trừ số C), ta có 0 + 6 + 1 + 7 + 2 + 9 = 25 (1)
– Nhân tổng của (1) với 3, ta có: 25 x 3 = 75 (2)
– Cộng tổng giá trị của các số ở thứ tự chẵn còn lại, ta có:
1 + 1 + 3 + 6 + 3 + 8 = 22 (3)
– Cộng giá trị (2) với (3), ta có: 75 + 22 = 97 (4)
– Lấy giá trị của (4) làm tròn theo bội số của 10 (tức là 100) sát nhất với giá trị của (4) trừ đi giá trị của (4) ta có: 100 – 97 = 3. Như vậy C = 3
Trong trường hợp này mã số EAN – VN 13 có MSHH đầy đủ là: 893 26731 1610 3
Từ đó có thể kết luận hồ sơ này là thật.
Số mã hóa theo quy ước của cơ quan/tổ chức:
(1) Các phòng ban:
+ Phòng Hành chính – Tổ chức: mã số 1
+ Phòng Quản Lý – Đầu Tư dự án: Mã số 2
+ Phòng Quản Trị Tài Vụ: Mã số 3
+ Phòng Pháp Chế: Mã số 4
(2) Các loại Hồ sơ:
+ Hồ sơ Nguyên Tắc: mã số 1
+ Hồ sơ Công Việc: mã số 2
+ Hồ sơ Nghiệp Vụ: mã số 3
(3) Phân loại nội dung của hồ sơ:
+ Tiền lương: mã số 1
+ Thuế: mã số 2
+ Nhân sự: mã số 3
+ Thu chi: mã số 4
+ Tuyển dụng: mã số 5
+ Hành chính: mã số 6
+ Xuất khẩu: mã số 7
Công thức 3 (dùng cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ Lịch sử):
Trên cơ sở các quy định tại Khoản 2, Điều 10, Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành: “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương phải thể hiện được Mã định danh của cơ quan (MĐDCQ), tổ chức gồm 13 ký tự là một tập hợp các ký hiệu dùng để xác định (phân biệt) các đối tượng tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; Phụ lục số II, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Mã hồ sơ gồm:
Đối với hồ sơ được lập từ khâu văn thư đến khi nộp vào Lưu trữ cơ quan và các phông mở, công thức xác lập mã hồ sơ gồm:
MĐDCQ.NHS.SKHHS
                                                    [1]       [2]        [3]
[1] Mã định danh cơ quan
[2] Năm hình thành hồ sơ
[3] Số/ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Đối với Lưu trữ lịch sử
Trường hợp phông đóng: Mã hồ sơ bao gồm:
MĐDCQLT.MPHONG.MLSO.HSSO
                                             [1]           [2]          [3]        [4]
[1] Mã định danh cơ quan lưu trữ;
[2] Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ;
[3] Mục lục số;
[4] Hồ sơ số.
Chú thích:
1. Khoản 1, Điều 4, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTgngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
2. Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
3. The Vietnam Center & Sam Johnson Vietnam Archive. https://www.vietnam.ttu.edu.
4. Thông tư số 01/2018/TT-VPCPngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CPngày 23 tháng 4 năm 2018 của chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
 


Tác giả bài viết: Tạp chí Quản lý Nhà nước