NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN THEO QUY ĐỊNH TẠI NGHỊ ĐỊNH 30/2020/NĐ-CP CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

          Nội dung quản lý văn bản đi, văn bản đến quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây viết tắt là Nghị định 30) được xây dựng trên cơ sở kế thừa quy định và hướng dẫn tại các văn bản: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2020 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.  So với các quy định, hướng dẫn của các văn bản nêu trên, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định của Nghị định 30 có nhiều điểm mới cơ bản dưới đây:
  1. Về quản lý văn bản đi
          a) Việc cấp số cho văn bản

          - Đối với số của văn bản chuyên ngành
Trước đây, không có văn bản nào quy định hoặc hướng dẫn việc cấp số cho văn bản chuyên ngành. Nay,  Nghị định 30 quy định: “Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định”.

          - Đối với số của văn bản hành chính (không có dấu chỉ mức độ mật)

          Trước đây, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn rõ cách mở các hệ thống số đối với các loại văn bản hành chính (không có dấu chỉ mức độ mật) như sau: “Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số; các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng”. Nay Nghị  định 30 chỉ quy định là: “Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định”. Như vậy, việc cấp số cho văn bản hành chính theo quy định của Nghị định 30 sẽ không cứng nhắc; căn cứ vào tình hình số lượng văn bản đi của cơ quan mà người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định hệ thống số văn bản đi cho phù hợp. Tuy vậy, các cơ quan, tổ chức cần tránh việc cấp số chung cho các loại văn bản có thời hạn bảo quản tập lưu khác nhau trong cùng một hệ thống số để thuận lợi cho công tác lưu trữ tập lưu Văn thư sau này.
           
           b) Về thời điểm cấp số, thời gian ban hành đối với văn bản giấy


          Trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể về thời điểm cấp số, thời gian ban hành đối với văn bản giấy. Nay, Nghị định 30 quy định cụ thể là: “Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo”. Như vậy, Nghị định 30 quy định chặt chẽ hơn, nhằm tránh những trường hợp như: “nhận” số trước, chèn số văn bản… Đây là điểm mới mà những người làm văn thư ở các cơ quan, tổ chức cần hết sức lưu ý để tránh vi phạm quy định của Nghị định 30.

          c) Sổ đăng ký văn bản đi

          Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo Nghị định 30 có thêm các cột: “Ngày chuyển” và “Ký nhận” so với hướng dẫn ở Thông tư 07/2012/TT-BNV.

          d) Phát hành văn bản đi

           Theo hướng dẫn của Thông tư 07/2012/TT-BNV thì “Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản” và không hướng dẫn văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký. Nghị định 30 quy định “Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký” và tất cả các loại văn bản còn lại đều phải “hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo”. Như vậy, so với trước đây thì Nghị định 30 yêu cầu việc phát hành văn bản đi phải nhanh chóng, kịp thời hơn.

            đ) Đối với việc đính chính văn bản

            Trước đây, Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định: “Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản". Nay, Nghị định 30 quy định cụ thể hơn, đó là: “Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng Công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản".

           e) Đối với việc thu hồi văn bản

           Trước đây, Thông tư 07/2012/TT-BNV chỉ hướng dẫn về trách nhiệm của cơ quan gửi văn bản đối với việc thu hồi văn bản giấy, đó là: Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cơ quan “phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc”. Nay, Nghị định 30 quy định trách nhiệm của cơ quan nhận văn bản đối với việc thu hồi văn bản cả văn bản giấy và văn bản điện tử, cụ thể là:
          “- Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
           - Đối với văn điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết”
          Việc quy định rõ trách nhiệm của cơ quan nhận văn bản đối với việc thu hồi văn bản như Nghị định 30 là phù hợp hơn, bởi trong thực tế, việc có thu hồi được văn bản hay không thì phụ thuộc chủ yếu vào cơ quan nhận văn bản chứ không phải cơ quan gửi văn bản.
     
          g) Việc lưu văn bản


          - Về số lượng bản lưu đối với văn bản giấy, Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định rõ số lượng bản phải lưu của mỗi văn bản tại cơ quan là hai bản. Nghị định 30 không quy định rõ số lượng bản phải lưu mà chỉ quy định: bản gốc lưu tại Văn thư, bản chính lưu tại hồ sơ công việc. Quy định của Nghị định 30 như vậy sẽ phù hợp hơn trong thực tế, giúp cho những trường hợp một văn bản cần lưu ở nhiều hồ sơ công việc khác nhau đều có bản chính trong hồ sơ.

          - Về thời điểm đóng dấu lên bản gốc văn bản, Nghị định 09/2010/NĐ-CP không quy định thời điểm đóng dấu lên bản gốc văn bản mà chỉ là: “Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu”. Nghị định 30 quy định rõ bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan “phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành”.

          - Việc lưu văn bản điện tử, trước đây không có văn bản nào quy định rõ đối với văn bản điện tử có phải tạo bản chính văn bản giấy để lưu hay không. Nay, Nghị định 30 quy định rõ: 
        “+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại phụ lục VI (Nghị định 30) và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
         
         + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại phụ lục VI (Nghị định 30) và các quy định của pháp luật có liên quan thì thì Văn thư tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư và hồ sơ công việc”


          2. Về quản lý văn bản đến

          a) Tiếp nhận văn bản đến

          - Đối với việc bóc bì văn bản giấy

           Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV thì Văn thư cơ quan không được bóc bì đối với những bì có đóng dấu chỉ mức độ mật. Theo quy định của Nghị định 30 thì đối với những bì có đóng dấu mức độ mật thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan thì “phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”.

         - Về nội dung trên dấu đến

         Mẫu dấu đến theo Thông tư 07/2012/TT-BNV, dòng cuối cùng trên dấu đến là: “Lưu hồ sơ số….” còn mẫu dấu đến theo Nghị định 30, dòng cuối cùng trên dấu đến là: “Số và ký hiệu hồ sơ…”
          - Về  phương tiện thông báo đã nhận văn bản điện tử
         Trước đây, Thông tư 01/2019/TT-BNV chỉ hướng dẫn là: “Cơ quan, tổ chức nhận được văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày bằng phương tiện điện tử cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản”. Nay, Nghị định 30 quy định rõ hơn là: “Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống”.

          b) Đăng ký văn bản đến

          - Về số của văn bản đến

          Trước đây, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn mở nhiều hệ thống số đến đối với các trường hợp như: trường hợp cơ quan nhận dưới 2000 văn bản/năm; từ 2000 – 5000 văn bản/năm; từ trên 5000 văn bản/năm; trường hợp cơ quan, tổ chức tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo; trường hợp cơ quan, tổ chức tiếp nhận số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công;  Thông tư 01/2019/TT-BNV không hướng dẫn số đến của văn bản điện tử có thống nhất với số đến của văn bản giấy hay không. Nay, Nghị định 30 quy định: “Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử” (nghĩa là tất cả văn bản đến của cơ quan trong một năm, kể cả văn bản điện tử chỉ lấy 01 hệ thống số).

           - Đối với Sổ đăng ký và Sổ chuyển giao văn bản đến

           Theo hướng dẫn tại Thông tư 07/2012/TT-BNV, những cơ quan, tổ chức nhận trên 2000 văn bản giấy/năm thì lập sổ chuyển giao văn bản đến riêng; cơ quan, tổ chức nhận dưới 2000 văn bản giấy/năm thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản. Nghị định 30 quy định tất cả các cơ quan, tổ chức đều sử dụng kết hợp việc đăng ký văn bản đến và chuyển giao văn bản trong một sổ và tên của sổ này là: “Sổ đăng ký văn bản đến”. Mẫu      Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định của Nghị định 30 có thêm cột “Ngày chuyển” so với mẫu sổ ở Thông tư 07/2012/TT-BNV.

             - Việc in thông tin về nội dung đăng ký văn bản trong Hệ thống
             Trước đây, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn: “Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy”. Tuy nhiên, nội dung in ra giấy gồm những thông tin gì thì Thông tư này không hướng dẫn rõ. Trong khi đó, Thông tư 01/2019/TT-BNV chỉ hướng dẫn việc đăng ký văn bản điện tử đến trong Hệ thống, không hướng dẫn có phải in nội dung đăng ký ra giấy hay không. Nay, Nghị định 30 quy định cụ thể vấn đề này, đó là: “Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến”.

              c) Việc trình văn bản đến

            - Về thời gian trình văn bản đến, cả Thông tư 07/2012/TT-BNV và Thông tư 01/2019/TT-BNV đều không hướng dẫn cụ thể thời gian phải trình văn bản đến (Thông tư 01/2012/TT-BNV chỉ hướng dẫn là: “Phải trình kịp thời”). Nghị định 30 quy định cụ thể là: “Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo”.

            - Trường hợp văn bản đến điện tử có gửi kèm văn bản giấy thì trình như thế nào, không được Thông tư 07/2012/TT-BNV và Thông tư 01/2019/TT-BNV hướng dẫn cụ thể. Trường hợp này, Nghị định 30 quy định rõ là: “Trường hợp văn bản đến điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết”.

             d) Việc chuyển giao văn bản đến

            - Theo hướng dẫn của Thông tư 07/2012/TT-BNV và Thông tư 01/2019/TT-BNV thì  không có trường hợp nào Văn thư được chuyển thẳng văn bản đến cho đơn vị, cá nhân giải quyết mà không phải trình người có thẩm quyền để cho ý kiến phân phối. Nay, Nghị định 30 quy định: “Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức”.

            - Thông tư 07/2012/TT-BNV không hướng dẫn rõ đơn vị, cá nhân nhận văn bản giấy đến phải ký nhận. Nghị định 30 quy định rõ: “Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản”.

            đ) Việc giải quyết văn bản đến

            Theo hướng dẫn của Thông tư 07/2012/TT-BNV thì “Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân”. Nghị định 30 không quy định cụ thể đơn vị, cá nhân có phải lập phiếu giải quyết văn bản đến hay không.
 
            e) Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến


            Theo hướng dẫn của Thông tư 07/2012/TT-BNV, thì “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.  Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến”. Nghị định 30 chỉ quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức “giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến”.

           3. Đối với việc sao văn bản

           a) Các hình thức sao

Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định các hình thức sao mà không quy định cụ thể mỗi hình thức sao gồm những trường hợp nào. Nghị định 30 quy định cụ thể là:
- Đối với sao y và sao lục gồm: sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử;
- Đối với trích sao gồm: sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy; sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử.

          b) Về phương pháp thực hiện việc sao văn bản

Trước đây, không có văn bản nào quy định, hướng dẫn phương pháp thực hiện các hình thức sao văn bản. Nay, Nghị định 30 quy định cụ thể phương pháp thực hiện các hình thức sao văn bản.

          c) Về giá trị của ban chụp (photocopy)

 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định giá trị của bản chụp (photocopy). Nghị định 30 không quy định nội dung này.
Ngoài những điểm mới trình bày ở trên, các nội dung khác của quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định của Nghị định 30 cơ bản giống như quy định, hướng dẫn ở các văn bản trước đây của các cơ quan có thẩm quyền. Những điểm mới của Nghị định 30 tôi sẽ tiếp tục giới thiệu ở những bài viết tiếp theo.
Xin trân trọng cảm ơn các cán bộ, công chức đã theo dõi./.
 

Tác giả bài viết: Nguyễn Văn Phong