NHỮNG THUẬN LỢI VÀ THỬ THÁCH CỦA NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ HÀ GIANG TRONG CUỘC CÁCH MẠNG 4.0

NHỮNG THUẬN LỢI VÀ THỬ THÁCH  CỦA NGÀNH VĂN THƯ,  LƯU TRỮ HÀ GIANG TRONG CUỘC CÁCH MẠNG 4.0
          Có thể nói, cuộc cách mạng 4.0 đã, đang và sẽ tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội. Ngành văn thư, lưu trữ với nhiệm vụ chính là tạo lập, quản lý và lưu trữ, tổ chức sử dụng văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nên chịu nhiều tác động của của cách mạng 4.0. Sự tác động đó mang lại những thuận lợi nhưng cũng gây ra nhiều thử thách đối với ngành văn thư, lưu trữ Hà Giang.
          1. Thuận lợi
          Trong cách mạng 4.0, với sự ứng dụng rộng rãi thành tựu của công nghệ thông tin, kỹ thuật số, đã hình thành chính quyền điện tử và tiến tới là chính quyền số dẫn đến xuất hiện văn bản, tài liệu điện tử. Sự xuất hiện của văn bản, tài liệu điện tử tạo ra cơ hội cho ngành văn thư, lưu trữ được các cơ quan, tổ chức quan tâm đầu tư để ngày càng hiện đại.
          Cách mạng 4.0 tạo ra khả năng hình thành kho lưu trữ “thông minh” mà ở đó các công việc: quản lý, tìm kiếm tài liệu được thực hiện thông qua hệ thống điều khiển tự động thay cho việc thực hiện thủ công ở kho lưu trữ truyền thống. Do đó, việc phục vụ độc giả của các Lưu trữ được nhanh hơn, nhiều hơn và từ đó sẽ có nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân biết đến vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ hơn - tạo động lực để ngành lưu trữ phát triển.
          Việc số hóa tài liệu giấy làm hạn chế tối đa việc đưa tài liệu gốc ra phục vụ khai thác nên tránh được những tác động của yếu tố con người và môi trường trong quá trình sử dụng tài liệu, giúp cho giảm chi phí cho công tác bảo quản tài liệu.
          2. Thử thách
          Bên cạnh những thuận lợi trên, ngành văn thư, lưu trữ phải đối mặt với nhiều thử thách trong cuộc cách mạng 4.0, đó là:
          Một là, tài liệu điện tử là loại hình mới với những đặc thù riêng, tiềm ẩn nhiều rủi ro trong việc bảo đảm an toàn cho chúng, đòi hỏi ngành văn thư, lưu trữ phải có các giải pháp để quản lý chặt chẽ, an toàn, bảo đảm giá trị pháp lý, tính xác thực, toàn vẹn của văn bản, tài liệu điện tử một cách lâu dài để không chỉ phục vụ cho giải quyết công việc hiện tại mà còn phục vụ nghiên cứu lịch sử trong quá khứ. Trong thời gian qua, một số cơ quan, tổ chức bị mất dữ liệu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành càng đặt ra vấn đề đối với ngành văn thư, lưu trữ trong việc bảo đảm an toàn lâu dài đối với văn bản, tài liệu điện tử.
          Hai là, hạ tầng kỹ thuật, công nghệ vô cùng quan trọng đối với ngành văn thư, lưu trữ trong cuộc cách mạng 4.0, vì văn bản, tài liệu điện tử có được bảo vệ an toàn hay không thì chủ yếu là do hạ tầng kỹ thuật, công nghệ quyết định. Bởi vậy, vấn đề đặt ra là phải có hệ thống hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để đáp ứng yêu cầu bảo đảm giá trị pháp lý, tính xác thực, toàn vẹn của văn bản, tài liệu điện tử.
          Ba là, kinh phí để xây dựng phần mềm, trang bị cơ sở hạ tầng, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu để quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ đòi hỏi sự đầu tư nguồn kinh phí rất lớn nên đây cũng là vấn để thử thách lớn đối với Hà Giang - là tỉnh nghèo.
          Bốn là, để quản lý an toàn văn bản, tài liệu điện tử, cùng với giải pháp về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ còn đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức đều phải thành thạo các công việc liên quan đến quản lý văn bản, tài liệu điện tử.
          3. Những công việc cần thực hiện
          Từ những thuận lợi, thử thách trên, vấn đề đặt ra đối với ngành văn thư, lưu trữ Hà Giang là phải tận dụng tối đa những thuận lợi, đồng thời khắc phục triệt để những khó khăn, thử thách từ sự tác động của cuộc cách mạng 4.0. Muốn vậy, theo tôi, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm thực hiện những công việc cơ bản dưới đây:
          Thứ nhất, Chi cục Văn thư, Lưu trữ cần tiếp tục nghiên cứu làm rõ tính chất đặc thù của văn bản, tài liệu điện tử - đối tượng mới của công tác văn thư, lưu trữ; nghiên cứu xác định các tiêu chuẩn, quy chuẩn trên cả hai phương diện tác nghiệp và công nghệ để kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản quy định/hướng dẫn quản lý chặt chẽ toàn bộ vòng đời của văn bản, tài liệu điện tử (kể từ khi hình thành đến khi được lựa chọn đưa vào Lưu trữ, bảo đảm được sự an toàn, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả truy cập).
          Thứ hai, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kĩ thuật, công nghệ để đáp ứng việc quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử.
          Thứ ba, trong khi Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đang triển khai tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Giang chưa đáp ứng hoàn toàn việc quản lý văn bản, tài liệu điện tử theo quy định thì các cơ quan cần tạo bản giấy (đối với những văn bản có giá trị lưu trữ) để lưu tại hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và sự chỉ đạo của UBND tỉnh Hà Giang tại Công văn số 3756/UBND-CCVTLT ngày 11/11/2020 về việc tạo văn bản giấy từ văn bản điện tử để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ việc.
          Thứ tư, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức để thực hiện thành thạo các công việc liên quan đến quản lý văn bản, tài liệu điện tử, như: ký số; gửi, nhận văn bản tài liệu điện tử; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; số hóa tài liệu; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử…



Tác giả bài viết: Nguyễn Văn Phong