Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể

Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể
Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể là nội dung quan trọng được Luật Lưu trữ quy định, nhằm gìn giữ đầy đủ tài liệu để phục vụ cho giải quyết công việc và hoạt động nghiên cứu khi cần thiết sau này.
 

Tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể không được chỉnh lý tiềm ẩn nhiều rủi ro
Thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước; đặc biệt là thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017 của Ban chấp hành Trung ương Đảng về một số vấn đề tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả thì trong thời gian tới sẽ có nhiều cơ quan, tổ chức được chia, tách, sáp nhập, giải thể.

Để các cơ quan, tổ chức nắm rõ và thực hiện đúng quy định của pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể, chúng tôi xin giới thiệu quy định của Luật Lưu trữ về vấn đề này.Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập được quy định tại Điều 24 Luật Lưu trữ, cụ thể là:

Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.
2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định.
3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể hoặc không có cơ quan, tổ chức tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Theo quy định như trên, khi có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để quản lý theo phông và tiến hành chỉnh lý tài liệu. Việc quản lý tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý được chia làm hai trường hợp như sau:

Trường hợp thứ nhất, đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh; các cơ quan tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh; các cơ quan trực thuộc sở, ngành có chức năng quản lý nhà nước; các phòng, ban trực thuộc UBND cấp huyện…) thì giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Trường hợp thứ hai, đối với cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử  được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận trụ sở cũ. Nếu cơ quan, tổ chức giải thể hoặc không có cơ quan, tổ chức tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Mặc dù Luật Lưu trữ đã quy định rất rõ như vậy song trong thời gian qua, việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể ở tỉnh ta chưa được thực hiện đúng quy định. Toàn bộ tài liệu của các cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể đều chưa được chỉnh lý nên không thể nắm rõ thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ, có thể dẫn đến việc phân tán, thất lạc tài liệu lưu trữ, làm thiếu hụt thông tin để phục vụ giải quyết công việc khi cần thiết. Do đó, với bài viết này, chúng tôi mong muốn trong thời gian tới việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể ở tỉnh ta được thực hiện đúng quy định, không xảy ra những trường hợp đáng tiếc - mất tài liệu lưu trữ như ở một số địa phương khác mà các phương tiện thông tin đại chúng đã phản ánh trong thời gian qua./.

Tác giả bài viết: Nguyễn Văn Phong