TÌM HIỂU CÁC THUẬT NGỮ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

TÌM HIỂU CÁC THUẬT NGỮ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Do những hoạt động này còn khá mới mẻ nên người quản lý và thực hiện đều cần nắm rõ những nội dung liên quan đến cơ sở lý luận và pháp lý có liên quan.
       “Công tác Văn thư điện tử”, Lưu trữ tài liệu điện tử”... gọi chung là Công tác Văn thư – Lưu trữ điện tử - lĩnh vực hoàn mới của ngành Lưu trữ trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0. Trong lĩnh vực mới này, các công việc lập, sử dụng và quản lý, khai thác... hồ sơ và lưu trữ hồ sơ điện tử trở thành những công việc thường nhật trong công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của tất cả các cơ quan/tổ chức. Tuy nhiên, do những hoạt động này còn khá mới mẻ nên người quản lý và thực hiện đều cần nắm rõ những nội dung liên quan đến cơ sở lý luận và pháp lý có liên quan. Đặc biệt, trong thời đại cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang trong giai đoạn phát triển mạnh, những thuật ngữ có liên quan đến lĩnh vực này vừa thiếu hoặc sử dụng không rõ ràng hay chưa nhất quán. Do vậy, rất cần có những nghiên cứu chuyên ngành văn thư, lưu trữ và công nghệ thông tin… để xác định rõ các thuật ngữ với tên gọi và nội dung nội hàm cụ thể để thực hiên đúng, hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ của công tác Văn thư - Lưu trữ điện tử.
       Nhằm thưc hiện mục đích nói trên, chúng tôi thu thập, tổng hợp thông tin từ 03 cơ sở sau:
       - Các quy định hiện hành liên quan đến nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và rộng hơn là nghiệp vụ văn phòng, cơ sở pháp lý liên quan đến công nghệ thông tin, cơ sở pháp lý về hoạt động hành chính và quản trị hành chính;
       - Các cơ sở khoa học thông qua các tiêu chuẩn quốc tế trong cộng đồng hơn 160 quốc gia thành viên (ISO), các tiêu chuẩn quốc gia (TCVN, TCVN - ISO)  liên quan đến các hoạt động văn thư – lưu trữ, công nghệ thông tin và dịch vụ hành chính công;
       - Kết quả khảo sát thực tế hoạt động nghiệp vụ văn thư- lưu trữ, nghiệp vụ văn phòng và ứng dụng tin học trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng; quản lý hành chính nhà nước và dịch vụ hành chính công tại các cơ quan, tổ chức.
       1. Cơ sở khoa học và pháp lý
       1.1. Cơ sở khoa học  
       Tính khoa học của các thuật ngữ được xác định trên cơ sở các tiêu chuẩn ISO1, TCVN2, TCVN - ISO – những tiêu chuẩn có tính khuyến nghị, không có tính bắt buộc thi hành nhưng đó là những quy định về đặc tính kỹ thuật, yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá... hoạt động kinh tế - xã hội3, là hệ thống các quy chuẩn quốc tế (ISO - International Organization for Standardization) làm cơ sở khoa học để xác định tên gọi và nội dung của các thuật ngữ có liên quan trong lĩnh vực này. 
       Các tiêu chuẩn sẽ được áp dụng trong việc lập, quản lý, sử dụng hồ sơ nói chung trong công tác Văn thư - Lưu trữ nói chung và Văn thư - Lưu trữ điện tử gồm:
      - TCVN ISO 9001:2000 quy trình chỉnh lý tài liệu giấy;
      - Thông tin và tư liệu - quản lý hồ sơ;
      - TCVN 9251-2012. Bìa hồ sơ lưu trữ;
      - ISO 14721: 2012. Dữ liệu không gian và hệ thống truyền thông tin - Hệ thống thông tin lưu trữ mở (OAIS) - Mô hình tham chiếu;
      - TCVN 9987-2013. Mã toàn cầu phân định loại tài liệu - quy định kỹ thuật tương thích với q;
      - ISO 15489-1: 2016. Thông tin và tài liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Các khái niệm và nguyên tắc
      - Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu – Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:
     + TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc;
     + TCVN 9108-2:2013 (ISO 16175-2:2011) Phần 2: Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với quản lý hồ sơ;
     + TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số;
     + TCVN 9251-2012. Bìa hồ sơ lưu trữ;
      Phiên bản mới nhất: ISO 16175-1: 2020. thông tin và tài liệu - các quy trình và yêu cầu chức năng đối với phần mềm quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chức năng và hướng dẫn liên quan cho bất kỳ ứng dụng nào quản lý hồ sơ kỹ thuật số.
      - ISO 15489-1: 2016. Thông tin và tài liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Các khái niệm và nguyên tắc;
      - TCVN 11973:2017 (ISO 13008:2012). Thông tin và tư liệu - quá trình chuyển đổi và di trú các hồ sơ số;
      - TCVN 12199-1:2018. Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ (điện tử) - Phần 1: đối tượng và hồ sơ.
   - TCVN ISO/IEC 27001:2019 ISO/IEC 27001:2013 (Xuất bản lần 2). Công nghệ thông tin - các kỹ thuật an toàn - hệ thống quản lý an toàn thông tin - các yêu cầu.
      Việc sử dụng tiêu chuẩn TCVN ISO làm cơ sở khoa học để xác định thuật ngữ có liên quan đến hồ sơ điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ phù hợp với vào hoạt động nâng cao chất lượng công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công của của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay, phù hợp với chủ trương của hành chính nhà nước được quy định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào hoạt động quản lý cung cấp dịch vụ công phiên bản TCVN ISO 9001:2000, hiện là TCVN ISO 9001:2015.
      1.2. Cơ sở pháp lý
      Trên cơ sở các quy định hiện hành, các nội dung chính liên quan đến việc lập, tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm:
      - Khoản 1, Điều 13 Luật Lưu trữ 2011 quy định: tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác;
      - Khoản 2, Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập;
      - Các Điều 3, 4, 6, 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
      + Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
     + Gửi, nhận văn bản điện tử là việc cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện tử qua các hệ thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau bằng các giải pháp kỹ thuật, công nghệ.
      + Trục liên thông văn bản quốc gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử
      Điều 3
     + Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
      Điều 4
     + Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
     + Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, về định dạng theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
     + Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
      Điều 6
     + Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
      Điều 7
      - Khoản 2, Điều 2 Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định: hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là hệ thống tin học hóa các quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ, bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ;
      - Khoản 16, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
      Những quy định nói trên là cơ sở pháp lý có liên quan đến việc lập, quản lý, sử dụng và lưu trữ hồ sơ điện tử (văn bản, tài liệu) điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, buộc phải thực hiện trong lĩnh vực hành chính công mà cụ thể là các cơ quan hành chính nhà nước nhưng chỉ khuyến nghị nên áp dụng với các loại hình cơ quan khác thuộc lĩnh vực hành chính tư (các tổ chức kinh tế tư nhân hay có vốn đầu tư nước ngoài, các tổ chức xã hội, xã hội nghề nghiệp, …). Tuy nhiên, trong quan hệ giao dịch với các cơ quan công quyền thuộc lĩnh vực hành chính công, lĩnh vực thực hiện các thủ tục hành chính đang khuyến khích sử dụng phổ biến văn bản, tài liệu và hồ sơ điện tử qua mạng, các cơ quan, tổ chức thuộc lĩnh vực hành chính tư đương nhiên phải tuân thủ theo những quy định mà các cơ quan công quyền thuộc lĩnh vực hành chính công đang áp dụng thì mới có đủ điều kiện để giao dịch và hoạt động giao dịch đó mới có giá trị pháp lý (nhất là với hồ sơ, văn bản và tài liệu điện tử). Đặc biệt trong bối cảnh toàn bộ hệ thống cơ quan hành chính nhà nước hiện nay đang đẩy mạnh cải cách hành chính phấn đấu thực hiện giao dịch và cung cấp dịch vụ công trực tuyến (giao dịch điện tử) cấp độ 3 và 4 trong môi trường điện tử - mạng diện rộng qua Cổng dịch vụ công trực tuyến4, việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân tuân thủ theo các quy định của các cơ quan nhà nước liên quan đến việc lập, sử dụng và quản lý hồ sơ điện tử nói trên sẽ là điều kiện bắt buộc.
         Do vậy, sử dụng các quy định có tính pháp lý để xây dựng thuật ngữ (cả về tên gọi và nội hàm ý nghĩa) sẽ là lựa chọn đảm bảo tính pháp lý của các thuật ngữ trong lĩnh vực này khi áp dụng vao thực tế.
    3.Thuật ngữ và khái niệm
      Từ cơ sở khoa học và pháp lý nói trên, trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của Cách mạng công nghiệp lần thứ 4, tên gọi và ý nghĩa nội hàm của các thuật ngữ (chính, chủ yếu và phổ biến) trong phạm vi hoạt động của Công tác Văn thư – Lưu trữ điện tử (tính từ giai đoạn hình thành văn bản và hồ sơ trong công tác văn thư đến hoạt động lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử) gồm: (1) Tài liệu điện tử; (2) Văn bản điện tử; (3) Phương tiện xác thực điện tử; (4) Mã định danh điện tử; (5) Hồ sơ điện tử; (6) Tài liệu lưu trữ điện tử; (7) Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; (8) Lưu trữ điện tử; (9) Lưu trữ tài liệu điện tử; (10) Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; (11) Dữ liệu đặc tả; (12) Chuẩn đầu ra; (13) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; (14) Kho lưu trữ điện tử; (15) Chuyển đổi số; (16) Phân luồng; (17) Phân quyền; (18) Chuyển đổi số.
      1) “Tài liệu điện tử”
      “Tài liệu điện tử”  là vật mang tin được tạo lập ở dạng thông tin được tạo lập, gửi đi, tiếp nhận, quản lý, xử lý và lưu trữ bằng phương tiện diện tử, trong môi trường điện tử hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc số hóa các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số.
      Tài liệu điện tử bao gồm:
      - Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định5;
       - Tài liệu số là các loại hình thông tin (các loại tài liệu) được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được biến đổi sang thông tin số6.
      - Các loại văn bản chuyên ngành7 tồn tại dưới dạng điện tử;
      - Các loại tài liệu khoa học kỹ thuật tồn tại dưới dạng điện tử;
      - Các loại tài liệu film, film điện ảnh, băng từ, ghi âm đã/chưa được số hóa;
      Trong giai đoạn văn thư, tài liệu điện tử được quản lý bằng phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
        1).1. Ghi chú:
        Cho đến này, tại Việt Nam dù thực tế trong hoạt động hành chính văn phòng, văn thư – lưu trữ, … từ khá lâu và khá phổ biến song chưa có quy định chính thức nào về tên gọi và ý nghĩa của thuật ngữ “Tài liệu điện tử”.
      Việc xác định nội dung khái niệm như trên dựa vào cơ sở các quy định hiện hành (Luật Giao dịch điện tử 20015, Luật Công nghệ thông tin 2006, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, Luật Lưu trữ 2011, Nghị định số 01/2013/ND-CP, Quyết định số  28/2018/QĐ-TTg, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) của các thuật ngữ: tài liệu, văn bản điện tử, số hóa, tài liệu lưu trữ.
     1).2. Đặc điểm:
● Tài liệu điện tử được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc được tạo lập bằng các phương tiện (nghe, nhìn…) điện tử khác hay được số hóa từ các vật mang tin khác;
● Tài liệu điện tử được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, trong môi trường điện tử;
● Giá trị pháp lý của tài liệu điện tử phụ thuộc vào phương tiện xác thực.
       Như vậy, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có thể được hiểu một cách chung nhất là tài liệu được tạo lập, quản lý truy cập, khai thác và cập nhật thông qua các phương tiện điện tử.
       1).3. Thông tin tham khảo các định nghĩa khoa học và pháp lý
        Vào những năm 90 của thế kỷ trước, người ta thường sử dụng các khái niệm như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “tài liệu trên vật mang tin máy tính”,“tài liệu do máy định hướng”... Đơn cử về định nghĩa thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” trong bản tiêu chuẩn GOST R 51141-988 của Nga (có tài liệu ghi là CNN P 51141-98. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ sử dụng số hiệu chính thức GOST R 51141-98) đã xác định như sau: “đó là tài liệu được lập ra có sử dụng vật mang và các phương thức ghi ký bảo đảm việc xử lý thông tin của tài liệu đó bằng máy tính điện tử”9.
        Tuy nhiên, với sự phát triển của các phương tiện sao chụp, thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” với những đặc tính cơ bản của nó đã không còn phù hợp, bởi thông tin trong bất kỳ loại tài liệu nào cũng đều có thể đọc được bằng máy. Điều này đòi hỏi phải có khái niệm mới bao quát toàn bộ vòng đời tài liệu dưới dạng điện tử. 
        Trong cuốn “Quản lý tài liệu điện tử và công tác lưu trữ” được xuất bản năm 1990 tại Mỹ, giáo sư luật học Henry H.Perritt.Jr, Trưởng Khoa Luật, trường Đại học Luật Chicago – Kent có quan niệm như sau: “Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức tạo ra dưới định dạng điện tử, chúng được xem như một hệ thống thông tin điện tử và được hỗ trợ bằng các phương tiện kỹ thuật điện tử”10Tại thời điểm này, hầu như các cơ quan tổ chức của Mỹ đã tạo lập ra những tài liệu điện tử.
        Tiếp nối quan niệm của Henry H.Perritt.Jr, tại Hội nghị Khoa học Quốc tế được tổ chức tại Mỹ năm 1997, David Bearman và Jennifer Trant, đại diện của Viện Lưu trữ và Bảo tàng thông tin Mỹ, đồng thời là đại diện của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã trình bày báo cáo về việc quản lý tài liệu điện tử và đưa ra quan niệm: “Những bản ghi điện tử như là tài liệu lưu trữ nếu chúng đảm bảo các yếu tố như nội dung, ngữ cảnh và cấu trúc”11.
        Trong những năm tiếp theoquan điểm này được đánh giá cao vì thực tế hoạt động của các cơ quan đã chứng minh vai trò và vị trí của những bản ghi điện tử. Tuy nhiên, cho đến thế kỷ 20, các nhà nghiên cứu vẫn không tìm cách định nghĩa hay giải thích khái niệm “tài liệu điện tử” mà họ nghiễm nhiên thừa nhận các bản ghi điện tử như là “tài liệu điện tử”.
        Ở Việt Nam, Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam của PGS.TS Dương Văn Khảm cũng chỉ mới đề cập đến “tài liệu đọc bằng máy là tài liệu điện tử được xử lý và khai thác bằng máy tính" 12 và cũng chưa giải thích về thuật ngũ “tài liệu điện tử”.
        Một thông tin khác về sự hình thành thuật ngữ “tài liệu điện tử” ở Nga Đầu vào những năm 90 của thế kỷ trước. Sự phát triển của công nghệ máy tính đã làm cho khái niệm theo GOST R 51141-98 không còn phù hợp khi thông tin trên bất cứ tài liệu giấy nào cũng đều có thể đọc bằng máy thông qua việc quét hình. Thuật ngữ tài liệu điện tử được đề cập lại trong tiêu chuẩn GOST R 52292 quy định: “một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong môi trường số13.
        2) Văn bản điện tử
        “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu14 được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
        Giá trị pháp lý của văn bản điện tử:
        - Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
        - Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
        (khoản 4, Điều 3, 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP)
        2).1. Ghi chú:
        - Do đặc trưng của văn bản điện tử nên loại văn bản này không có bản chính, bản sao (sao y, sao lục) mà chỉ có bản gốc15 (nếu đúng như định nghĩa và đáp ứng điều kiện nói trên). Các bản sao lại tập tin bản gốc (copies from the original file) mà vẫn đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn, không thay đổi thông tin Modify trong properties của tập tin thì các bản sao này đều là bản gốc.
        - Nếu văn bản điện tử hình thành từ việc số hóa văn bản giấy đã ban hành, có ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa thì văn bản điện tử đó có giá trị của bản sao y văn bản giấy đã dùng để số hóa.16
        2).2. Thông tin tham khảo các định nghĩa pháp lý
        Thuật ngữ và khái niệm “văn bản điện tử” chính thức nói trên được xác định trên cơ sở pháp lý mới nhất và bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 05/3/2020. Tuy nhiên, thuật ngữ văn bản điện tử (và tương đương) hình thành và xuất hiện trong hành lang pháp lý của Việt Nam từ năm 2005 với việc Quốc hội thông qua Luật Giao dịch điện tử. Có thể điểm qua các thuật ngữ và khái niệm văn bản điện tử qua các quy định sau:
        - Khoản 12, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 quy định: “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.”;
        - Khoản 8, Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP quy định: “Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”;
        - Khoản 1, Điều 3 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg quy định: “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.”.
3) Phương tiện xác thực điện tử
         “Xác thực điện tử” - e-Authentication là việc xác minh danh tính điện tử của người sử dụng, là điều kiện bắt buộc để cho phép thực hiện giao dịch điện tử hay là việc kiểm tra định danh điện tử của cá nhân hoặc tổ chức để cho phép truy cập vào các dịch vụ hoặc tài nguyên của hệ thống thông tin.
        “Phương tiện xác thực” - Authenticator là phương tiện có chứa yếu tố xác thực mà cá nhân hoặc tổ chức sở hữu và kiểm soát, được sử dụng để xác thực định danh của cá nhân, tổ chức đó.
        Chứng thư số là phương tiện xác thực điện tử - một trong các yếu tố xác thực được sử dụng trong giao dịch điện tử của các cơ quan, tổ chức thông qua Chữ ký điện tử (electronic signature) và chữ ký số (digital signature) nhằm định danh một cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng ký chữ ký số/chữ ký điện tử bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.
        3).1. Đặt vấn đề                                
        Để văn bản điện tử có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, hồ sơ điện tử có giá trị chứng cứ pháp lý cần sử dụng chữ ký số/chữ ký điện tử - một loại hình phương tiện xác thực điện tử. Lý do:
        - Hồ sơ điện tử được tạo lập trong công tác văn thư. Khi đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ điện tử được lưu giữ trong Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ lịch sử chính là hình thái Lưu trữ tài liệu điện tử. Thành phần của Hồ sơ điện tử, đó là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung17. Như vậy, văn bản/tài liệu điện tử là thành phần tạo nên hồ sơ điện tử.
        - Tuy nhiên, một trong những yêu cầu quan trọng, có tính trọng yếu quyết định giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản điện tử và cũng quyết định giá trị chứng cứ pháp lý của hồ sơ điện tử là cần phải có biện pháp (giải pháp) đảm bảo tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ. Biện pháp (giải pháp) đó là xác thực điện tử. Đó là điều kiện cần thiết để triển khai thành công dịch vụ công trực tuyến trong hoạt động Cải cách hành chính và cũng là là yếu tố quan trọng thúc đẩy quá trình xây dựng chính phủ điện tử, Chính phủ số ở Việt Nam trong giai đoạn hiện này.
        Mặt khác, xét về lý luận và thực tế cũng như hành lang pháp lý chỉ có Chứng thư số mà cụ thể là chữ ký số/chữ ký điện tử mới thực hiện được chức năng xác thực điện tử18. Do vậy, trong Phương tiện xác thực điện tử phải xem xét 03 đối tượng có liên quan là: (1) Xác thực điện tử; (2) Chứng thư số; (3) Chữ ký số/chữ ký điện tử.
3).2. Thuật ngữ và khái niệm
3).2.1. “Xác thực điện tử”19
        Về nghĩa từ điển: “Xác thực” là để kiểm tra, xác minh các thông tin của đối tượng có đúng là những thông tin mà đối tượng cung cấp, hoặc khai báo.
        “Xác thực điện tử” - e-Authentication là việc xác minh danh tính điện tử của người sử dụng, là điều kiện bắt buộc để cho phép thực hiện giao dịch điện tử hay là việc kiểm tra định danh điện tử của cá nhân hoặc tổ chức để cho phép truy cập vào các dịch vụ hoặc tài nguyên của hệ thống thông tin.
        “Phương tiện xác thực” - Authenticator là phương tiện có chứa yếu tố xác thực mà cá nhân hoặc tổ chức sở hữu và kiểm soát, được sử dụng để xác thực định danh của cá nhân, tổ chức đó.
        Chứng thư số là một trong 05 yếu tố xác thực được sử dụng trong giao dịch điện tử của các cơ quan nhà nước.
        3).2.2. Phương tiện xác thực điện tử ”Chứng thư số”
        "Chứng thư số" là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.
        Các khoản 5, 6, 7, 14 Điều 3 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP
        3).2.3. Chữ ký điện tử (electronic signature)
        Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
       Khoản 1, Điều 21 Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
       Chữ ký điện tử có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu, xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký và tính nguyên bản của nội dung dữ liệu.
       3).2.4. Chữ ký số (digital signature)
       "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: (1) việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; (2) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
       3).2.5. "Ký số"
       Là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
       3).2.6. Các loại chữ ký số trong cơ quan/tổ chức
       Chữ ký số trong cơ quan/tổ chức có 02 loại:
              - Chữ ký số của cơ quan, tổ chức là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;
       - Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
       3).2.7. "Chứng thư số"
       Là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.
       3).2.8. “Ứng dụng sử dụng chữ ký số”
       Là các ứng dụng công nghệ thông tin cho phép tích hợp và sử dụng chữ ký số để xác thực.
       Khoản 6, 7, 14 Điều 3 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP
       3).3. Thông tin tham khảo về các định nghĩa pháp lý về chữ ký số/chữ ký điện tử
       - Khoản 4, 11, 12 Điều 3 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP, ngày 15/02/2007quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số:
       + Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác … sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
       + “Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
       + “Người ký” là thuê bao dùng đúng khoá bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.
       - Điều 1 Nghị định số 106/2011/NĐ-CP, ngày 23/11/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 26/2007/NĐ-CP của chính phủ ngày 15/02/2007 quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số: Thay thế khoản 5 Điều 3 như sau: Chữ ký số công cộng là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao tạo ra. Chữ ký số chuyên dùng là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp cho thuê bao tạo ra. Chữ ký số nước ngoài là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số nước ngoài tạo ra.
       - Nghị định số: 170/2013/NĐ-CP, ngày 13 tháng 11 năm 2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007
       Điều 1. Sửa đổi, bổ sung các khoản 18, 19, 20 và 21 vào sau Khoản 17 Điều 3 như sau:
       + Chứng thư số, chữ ký số nước ngoài được công nhận là chứng thư số, chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài được Bộ Thông tin và Truyền thông công nhận, cấp.
       + Chứng thư số nước ngoài được chấp nhận trong giao dịch quốc tế là chứng thư số nước ngoài của thuê bao nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam có hiệu lực trên các thông điệp dữ liệu gửi tới đối tác là cơ quan, tổ chức Việt Nam."
        + Chữ ký số và chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài được công nhận theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
        + Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được chấp nhận tại Việt Nam theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp nhưng với giới hạn về phạm vi sử dụng theo quy định tại Khoản 4 Điều 52a Nghị định này.
       4) Mã định danh điện tử
       Mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức là chuỗi ký tự để phân biệt, xác định duy nhất các cơ quan, tổ chức khi kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương.
       Khoản 1, Điều 3 Quyết định số: 20/2020/QĐ-TTg
       Thông tin chi tiết về Quyết định số: 20/2020/QĐ-TTgngày 22/7/2020 về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương
       - Khoản 2, 7 Điều 3 quy định:
       + Hệ thống mã định danh điện tử là tập hợp các mã định danh điện tử và các thông tin liên quan của một nhóm cơ quan, tổ chức cụ thể.
       + Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam là hệ thống thu thập, lưu trữ, quản lý, chia sẻ dữ liệu về các danh mục, bảng mã phân loại, mã định danh điện tử dùng chung do các cơ quan, tổ chức ban hành; phục vụ việc tích hợp, trao đổi, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.
       - Điều 4 quy định mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương
       + Mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương là chuỗi ký tự có độ dài tối đa là 35 ký tự và được chia thành các nhóm ký tự. Các ký tự gồm: dấu chấm (.), các chữ số từ 0 đến 9 và các chữ cái từ A đến Z (dạng viết hoa trong bảng chữ cái tiếng Anh). Mỗi nhóm ký tự được sử dụng để xác định các cơ quan, tổ chức tại cấp tương ứng; các nhóm ký tự được phát triển từ trái qua phải và được phân tách với nhau bằng dấu chấm;
       + Nhóm ký tự thứ nhất, ở vị trí ngoài cùng bên trái trong Mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương quy định tại khoản 1 Điều này để xác định các cơ quan, tổ chức cấp 1 (gọi là Mã cấp 1). Mã cấp 1 có dạng MX1X2, trong đó: M là chữ cái trong phạm vi từ A đến Y; X1, X2 nhận giá trị là một trong các chữ số từ 0 đến 9. Quy định chi tiết cơ quan, tổ chức cấp 1 và Mã cấp 1 của các bộ, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức đặc thù tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quyết định này;
       + Các nhóm ký tự nối tiếp sau Mã cấp 1 trong Mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 2 Điều này lần lượt xác định các cơ quan, tổ chức từ cấp 2 trở đi; cơ quan, tổ chức tại một cấp nhất định trừ cấp 1 là các đơn vị thuộc, trực thuộc cơ quan, tổ chức cấp liền trước.
       - Điều 5 quy định mã định danh điện tử của doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh: Mã định danh điện tử của doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh là chuỗi ký tự biểu diễn tương ứng mã số doanh nghiệp, mã số hợp tác xã, mã số hộ kinh doanh theo quy định pháp luật hiện hành về mã số doanh nghiệp, mã số hợp tác xã và mã số hộ kinh doanh.
       - Điều 6 quy định mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức khác:
       + Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức không thuộc quy định tại Điều 4, Điều 5 Quyết định này là chuỗi ký tự bao gồm hai thành phần nối tiếp nhau; không có ký tự để phân tách giữa các thành phần; thành phần thứ nhất, ở vị trí ngoài cùng bên trái là mã xác định lược đồ định danh, thành phần tiếp theo là mã xác định cơ quan, tổ chức trong lược đồ định danh;
       + Mã xác định lược đồ định danh được quy định tại khoản 1 Điều này được xây dựng theo các nguyên tắc sau:

  • 03 ký tự có dạng Zxy; bắt đầu là chữ cái “Z” viết hoa; x, y nhận giá trị là một trong các chữ số từ 0 đến 9;
  • Các mã xác định lược đồ định danh được sử dụng tuần tự, bắt đầu là Z01, cuối cùng là Z99;
  • Mã xác định lược đồ định danh cho mỗi lược đồ định danh của cơ quan, tổ chức là duy nhất và chỉ được sử dụng một lần.
       + Mã xác định cơ quan, tổ chức trong lược đồ định danh quy định tại khoản 1 Điều này có độ dài tối đa 32 ký tự và có cấu trúc được quy định trong lược đồ định danh.
       5) Hồ sơ điện tử
        Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
       Khoản 1, Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
       5).1. Một số vấn đề kỹ thuật thuộc đặc trưng của hồ sơ điện tử
       - Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử … được tập hợp, sắp xếp trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định20. Tuy nhiên, các văn bản điện tử thuộc một hồ sơ cụ thể lại được lưu giữ trên Hệ thống, trong các cơ sở dữ liệu chung (CVDI/DEN namxxxx và CVDI/DEN.DBF).
       - Việc lập hồ sơ điện tử ngoài việc thực hiện như quy định tại khoản 11, Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 và khoản 14 Điều 3 Nghị định số 30/2020/ND-CP còn là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết (Hyperlink) các tài liệu điện tử21 từ Mục lục văn bản của một hồ sơ điện tử cụ thể với file văn bản trong cơ sở dữ liệu chung.
       5).2. Các nguyên tắc:
- Tài liệu điện tử trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý (tính xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ);
- Đảm bảo liên kết (link) từ nội dung đăng ký từng văn bản trong Mục lục văn bản (của hồ sơ) với file văn bản trong cơ sở dữ liệu chung tại bộ phận văn thư hay Lưu trữ cơ, Lưu trữ lịch sử khi đã nộp lưu (xin xem sơ đồ số…);
       - Đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và liên kết (Hyperlink) từ Danh mục hồ sơ22 đến Mục lục văn bản và Chứng từ kết thúc.
       6) Tài liệu lưu trữ điện tử
       Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
       khoản 1, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
       6).1. Điều kiện
       Theo khoản 2, 3 Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
       - Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt;
       - Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
       Theo Điều 5 Nghị định số 01/2013/ND-CP23:
       - Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá;
       - Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.
       6).2. Các quy định có liên quan24
       - Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử:
       Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
       Điều 9 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
       - Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị:
       Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
       Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
       Điều 11 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
       - Các hành vi bị nghiêm cấm:
       Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử.
       Điều 12 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
       - Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử:
       Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.
       Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
       “Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 13 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
       7) Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
       Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng.
       khoản 16 Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
       Lưu ý:
       - “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là phần mềm tin học (còn gọi là chương trình phần mềm) và được gọi tắt là “Hệ thống” trong các quy định hiện hành về quản lý tài liệu điện tử trong hoạt động văn phòng nói chung, công tác văn thư nói riêng. Phần mềm này phải phù hợp về cấu trúc, … để kết nối và chuyển giao tài liệu điện tử (dưới dạng hồ sơ điện tử) phần mềm “Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử”.
       - “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.25
       - Phần mềm “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” bao gồm Trục liên thông văn bản quốc gia (theo chiều dọc từ Trung ương đến cơ sở) và chương trình Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan (theo hàng ngang). Các phần mềm này phải đáp ứng được những khả năng và chức năng cụ thể (xin trình bày trong mục 2.3.3.26
       - Hệ thống quản lý văn bản và Điều hành là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính là hỗ trợ việc tin học hóa công tác quản lý, xử lý văn bản và hồ sơ công việc của các cơ quan nhà nước và theo dõi tình hình xử lý công việc trong cơ quan trên môi trường mạng27.
       Trục liên thông văn bản quốc gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử28.
       8) Lưu trữ điện tử
       Về mặt ngữ nghĩa, thuật ngữ này có thể hiểu theo 02 cách sau:
       - Cách hiểu thứ nhất
       Lưu trữ điện tử là hoạt động tổ chức thực hiện các quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ đã được tin học hóa bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ (điện tử)29, được thực hiện trên môi trường điện tử30bằng một phần mềm tin học có khả năng đáp ứng các yêu cầu tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ.
       Trong khái niệm này, “Lưu trữ điện tử” tương đương với thuật ngữ “Hoạt động lưu trữ”, “Công tác lưu trữ” là hoạt động tổ chức thực hiện các quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ đã được tin học hóa bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ (điện tử)31, được thực hiện trên môi trường điện tử32 bằng một phần mềm tin học có khả năng đáp ứng các yêu cầu tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ.
       - Cách hiểu thứ hai
       Lưu trữ điện tử là hoạt động tổ chức quản lý, lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử (trong công tác văn thư hay công tác lưu trữ) bằng các thiết bị lưu trữ (ổ đĩa cứng, đĩa quang, …) trong môi trường điện tử máy chủ (sever) trên mạng diện rộng (Wan) hoặc mạng cục bộ (Lan) hay trên mạng Internet (lưu trữ đám mây - Cloud storage hoặc điện toán đám mây - Cloud computing), bằng các thao tác nghiệp vụ được tin học hóa.
       Trong khái niệm này, Lưu trữ điện tử được hiểu là (1) tổ chức quản lý, lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử (2) bằng các thiết bị lưu trữ điện tử (3) trong môi trường điện tử hoặc trên mạng mạng Internet.
       Một vài vấn đề lý luận có liên quan.
       Trong thực tế hiện nay, nhất là từ khi Quyết định số 28/2018/QD-TTg quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước được ban hành, thuật ngữ này được sử dụng thường xuyên với tầng xuất rất cao. Song, xét về cơ sơ lý luận và pháp lý, hiện chưa có quy định cụ thể về thuật ngữ Lưu trữ điện tử.  Có thể hiểu nội hàm của thuật ngữ này như sau:
       - Về nghĩa từ điển:
       + “Lưu trữ
       Theo Từ điển bách khoa toàn thư online, “lưu trữ” được hiểu là hoạt động thu thập, chỉnh lí, bảo quản, giám định, thống kê điện văn, biên bản, tài liệu quân sự, kĩ thuật, nguyên cảo xuất bản phẩm, phim ảnh, băng ghi âm, ghi hình, công văn, giấy tờ có giá trị sử dụng, tra cứu và sử dụng tài liệu vào mục đích khoa học, kinh tế, xã hội, văn hoá, vv.
       Theo Luật Lưu trữ 2011, Lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ34.
       + “Điện tử
       Theo Từ điển bách khoa toàn thư online, thuật ngữ này ghép chung với thuật ngữ khác biểu thị các lĩnh vực như: trao đổi dữ liệu điện tử, báo điện tử, thương mại điện tử, thư viện điện tử,… với ý nghĩa chung là sử dụng những biện pháp giải quyết bằng kĩ thuật máy tính, kĩ thuật truyền thông, kĩ thuật sao chụp lại đưa vào bộ nhớ để xử lí Máy tính điện tử, băng từ viđêô, máy vi tính, kĩ thuật tin học được sử dụng vào địa hạt thông tin nhằm phục vụ việc quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử một cách hiệu quả nhất35.
       Ở một góc độ rộng hơn, có thể hiểu Lưu trữ điện tử là hình thái Công tác lưu trữ điện tử trong đó có 02 sự khác biệt mang tính đặc trưng, bản chất là:
       - Đối tượng quản lý, khai thác: là văn bản điện tử/tài liệu lưu trữ điện tử kèm theo dữ liệu đặc tả của văn bản đi/đến và hồ sơ;
       - Phương thức (cách thức) làm việc: thông qua các thao tác nghiệp vụ được tin học hóa, được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử trong đó thông tin lưu trữ (tài liệu lưu trữ điện tử) được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý, lưu trữ thông qua mạng diện rộng (wan), mạng máy tính nội bộ (lan) của các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu.
       Chính những đặc trưng này làm nên sự khác biệt hoàn toàn giữa hoạt động Lưu trữ điện tử (đối tượng quản lý và khai thác là tài liệu điện tử) so với hoạt động lưu trữ truyền thống (đối tượng quản lý, khai thác chủ yếu là tài liệu giấy dù có ứng dụng tin học ở mức độ cao).
       9) Lưu trữ tài liệu điện tử
       Thuật ngữ này có 02 cách hiểu:
       Cách thứ nhất, theo nghĩa từ điển, “lưu trữ” là lưu giữ, cất giữ36 Lưu trữ tài liệu điện tử là hoạt động lưu giữ, quản lý tài liệu điện tử trong môi trường điện tử trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, bằng các thao tác nghiệp vụ được tin học hóa. Cách hiểu này phù hợp với hoạt động quản lý tài liệu điện tử trong Công tác văn thư như quy định tại khoản 16, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
       Cách thứ hai, theo nghĩa “lưu trữ” là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ,  Lưu trữ tài liệu điện tử là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử trong môi trường điện tử trên Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, bằng các thao tác nghiệp vụ được tin học hóa. Cách hiểu này phù hợp đúng với quy định tại khoản 1, Điều 1 (Luật Lưu trữ quy định về hoạt động lưu trữ) và khoản 1, Điều 2 (Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ)
       9).1. Đặt vấn đề
       Theo khoản 1, Điều 2 Luật Lưu trữ 2011, Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
       Trong khi đó, theo khoản 2 và 3 Điều 2 Luật Lưu trữ
       Khi nói về khái niệm này, trước hết đó phải là hoạt động lưu trữ mà đối tượng quản lý là tài liệu lưu trữ điện tử … cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm 03 loại dữ liệu chính sau:
        + Cơ sở dữ liệu văn bản gồm các file văn bản điện tử được nộp lưu từ nguồn cơ sở dữ liệu văn bản đi, văn bản đến;
        + Các loại file khác (film, ảnh, ghi âm số…) đã được thu thập và trở thành thành phần chính trong các loại hồ sơ công việc nộp lưu;
        + Cơ sở dữ liệu đặc tả thông tin đầu vào (dữ liệu quản lý) của văn bản đi, văn bản đến và hồ sơ công việc.
       03 loại cơ sở dữ liệu nói trên được lưu giữ, bảo quản trong các thiết bị lưu trữ (ổ đĩa cứng, đĩa quang hay CD, …) của máy chủ có chức như “kho lưu trữ điện tử”.
       10) Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
       Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là hệ thống tin học hóa các quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ, bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.
       Chương trình phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử này còn gọi là Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, là hệ thống tin học hóa các quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ, bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ hoàn toàn trên môi trường mạng diện rộng.37
       Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là phần mềm dùng để tổ chức quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử trong Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ Lịch sử. Tài liệu lưu trữ điện tử được quản lý bằng phần mềm này tồn tại dưới dạng cơ sở dữ liệu trong các thiết bị lưu trữ - “kho lưu trữ điện tử”, “kho lưu trữ số” trên các seves (máy chủ) của “Hệ thống” với hệ thống các thiết bị lưu trữ có dung lượng lớn như, truy xuất nhanh, an toàn. Có 03 cách: lưu trữ dữ liệu qua thiết bị gắn trực tiếp (Direct Attached Storage - DAS); lưu trữ dữ liệu vào thiết bị lưu trữ thông qua mạng IP (Network Attached Storage - NAS); lưu trữ dữ liệu qua mạng lưu trữ chuyên dụng (Storage Area Network - SAN), nhất là khai thác ưu thế của Lưu trữ đám mây (Cloud Computing).
       Về mặt cấu trúc của các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, theo quy trình phân lớp để tham chiếu và kết nối hệ thống mở (Open System Interconnection Basic Reference – OAIS38), mô hình chức năng của các phần mềm thường phải bao gồm:
       - Thu thập và tiếp nhận tài liệu vào kho lưu giữ (Ingest);
       - Quản trị dữ liệu (Data management);
       - Quản trị kho lưu giữ (Archival store);
       - Lập kế hoạch lưu trữ (Presevation planning);
       - Quản lý truy cập, khai thác (Access);
       - Quản trị hệ thống (Administration)
      11) Dữ liệu đặc tả
      Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu.
      Chú thích nội dung Phụ lục VI, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
      Theo quy định hiện hành hiện có các loại Dữ liệu đặc tả39 sau:
      - Dữ liệu đặc tả của phông/công trình/sưu tập lưu trữ;
      - Dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ;
      - Dữ liệu đặc tả của văn bản;
      - Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim (âm bản)/ảnh;
      - Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim, âm thanh (ghi hình, ghi âm).
      12) Dữ liệu thông tin đầu vào tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử
      Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
      Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
       12).1. Điều kiện tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào
      Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.
      Điều 6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
      12).2. Các loại Thông tin đầu vào40
      - Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi;
      - Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến;
      - Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ.
      13) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
      Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.
      Khoản 4, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005
      Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật.
      Khoản 1, Điều 3 Thông tư số 02/2019/TT-BNV
      Để quản lý và khai thác tài liệu điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm:
      - Tài liệu lưu trữ điện tử (file văn bản, hình ảnh, ghi âm, ghi hình…);
      - Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử;
      - Dữ liệu đặc tả của hồ lưu trữ điện tử.
      được quản lý, sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật.
      Khoản 1, Điều 3 Thông tư số 02/2019/TT-BNV
      Như vậy, mỗi tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử sẽ bao gồm:
      - 01 file văn bản hay thông tin về hồ sơ (bìa, MLVB, chứng từ kết thúc);
      - 01 dữ liệu đặc tả dạng bảng, có cấu trúc (gồm các trường phản ánh thông tin nội hàm của văn bản (đi/đến)41.
      - 01 dữ liệu đặc tả dạng bảng, có cấu trúc (gồm các trường phản ánh thông tin nội hàm của hồ sơ đó42.
      14) Kho Lưu trữ điện tử
      Là hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ điện tử, có thể được thiết lập, vận hành, khai thác trên hạ tầng kỹ thuật xử lý, lưu trữ và truyền thông của Trung tâm dữ liệu (Data Center).
      Cơ sở lý luận.
      Hiện nay, trong cơ sở lý luận và pháp lý chưa có thuật ngữ cùng khái niệm “Kho Lưu trữ điện tử”. Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động của công tác Lưu trữ điện tử, những yêu cầu mang tính tất yếu của tiến trình xây dựng Chính phủ điện tử tiến tới Chính phủ số đặt ra cần phải có Kho Lưu trữ điện tử. Trên cơ sở những thông tin khoa học và thực tế hoạt động của Lưu trữ điện tử, có thể hiểu Kho Lưu trữ điện tử qua 03 thuật ngữ và khái niệm như sau:
      1) Kho lưu trữ điện tử là hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ điện tử, có thể được thiết lập, vận hành, khai thác trên hạ tầng kỹ thuật xử lý, lưu trữ và truyền thông của Trung tâm dữ liệu (Data Center)43;
      2) Kho lưu trữ điện tử
      Là hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
      Có 02 cách hiểu về thuật ngữ này:
      - Electronic document management system - EDMS44
      Là Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) là một chương trình phần mềm quản lý việc tạo, lưu trữ và kiểm soát tài liệu dưới dạng điện tử. Chức năng chính của EDMS là quản lý thông tin điện tử trong quy trình làm việc của tổ chức. EDMS quản lý tài liệu, quy trình làm việc, truy xuất văn bản và hình ảnh.  
      - Electronic document and records management system - EDRMS45
      Là một phần mềm để hỗ trợ tạo, quản lý, sử dụng, lưu trữ và xử lý thông tin và hồ sơ. EDRMS cũng có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh như quy trình làm việc và phê duyệt và được tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác. Lấy từ Lưu trữ quốc gia Australia.
      Là Kho dữ liệu (data warehouse - DWH)
      Là kho lưu trữ dữ liệu lưu trữ bằng thiết bị điện tử của một cơ quan/tổ chức.
      Các kho dữ liệu được thiết kế để hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo46.
      Kho dữ liệu DWH có những đặc điểm sau: tập trung vào một chủ đề, tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, từ nhiều thời gian, và không sửa đổi. Được dùng trong việc hỗ trợ ra quyết định trong công tác quản lý.
      Về mặt kỹ thuật công nghệ, Kho lưu trữ điện tử là hệ thống thông tin lưu trữ tài liệu điện tử, được thiết lập, vận hành, khai thác trên hạ tầng kỹ thuật xử lý, lưu trữ và truyền thông của Trung tâm dữ liệu (Data Center)Hệ thống thông tin lưu trữ tài liệu điện tử được thiết lập, vận hành, khai thác trên một hạ tầng kỹ thuật chung với vai trò Trung tâm dữ liệu để phục vụ yêu cầu tác nghiệp, điều hành của nhiều cơ quan, tổ chức.
      Phần mềm của Hệ thống thông tin lưu trữ tài liệu điện tử thường được xây dựng trên một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu có quan hệ "Server" và "Client" (Relational Database Management System - RDBMS) và các phần mềm hỗ trợ khác47. RDBMS có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Terabyte - TB, phù hợp với các Lưu trữ cơ quan và đặc biệt là Lưu trữ lịch sử.
      Phần cứng của bao gồm: Server của hệ thống, với các thiết bị lưu trữ ổ cứng máy tính của bạn, lưu trên máy chủ và sao lưu (bản sao) trên đĩa RAID (hệ thống sao lưu dự phòng cơ bản), băng từ và đĩa quang CD, DVD và các máy trạm, thiết bị mạng.
      15) Chuyển đổi số
      Chuyển đổi số (Digital transformation) là việc ứng dụng công nghệ (số/điện tử) vào mọi mặt hoạt động của một cơ quan, tổ chức làm cho hoạt động đó thay đổi toàn diện từ tư duy, cách thức quản lý và hành động làm tăng đa hiệu suất làm việc để mang lại giá trị cao.
      Nếu Lưu Trữ tài liệu điện tử có các điều kiện:
      - Đối tượng quản lý là hồ sơ, tài liệu điện tử;
      - Phương pháp và cách thức làm việc được tin học hóa, tư duy làm việc trong môi trường điện tử.
      Đó chính là Chuyển đổi số
      16) Phân luồng
      Luồng công việc (Workflow) chính là Luồng chuyển giao văn bản.
      Luồng chuyển giao văn bản là xác định thứ tự từng công việc phải thực hiện trên cơ sở vị trí việc làm của mỗi cán bộ, nhân viên trong một cơ quan/tổ chức để xử lý văn bản trên môi trường mạng, có liên quan đến một hoạt động hay thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
      Do vậy, có thể hiểu: Phân luồng chuyển giao văn bản là xác định hướng chuyển giao theo thứ tự từng công việc phải thực hiện trên cơ sở yêu cầu giải quyết công việc và vị trí việc làm của mỗi cán bộ, nhân viên có liên quan đến một hoạt động hay thực hiện một nhiệm vụ cụ thể để xử lý văn bản trên môi trường mạng trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
      Cơ sở lý luận.
      Theo nghĩa từ điển, “luồng” là dòng chảy di chuyển theo một chiều nhất định48.
      Theo khoa học quản trị văn phòng, đó là luồng công việc (Workflow) nhằm xác định thứ tự thực hiện từng công việc qua từng vị trí việc làm trong một cơ quan, tổ chức để xử lý một văn bản có liên quan đến một hoạt động cụ thể trong một đơn vị, một cơ quan. Do vậy, có thể gọi Luồng công việc (Workflow) chính là Luồng chuyển giao văn bản mà khởi đầu từ văn thư cơ quan đến các đơn vị, các nhân có trách nhiệm hay có liên quan đến việc xử lý văn bản để giải quyết công việc hay thực hiện nhiệm vụ. Luồng chuyển giao văn bản này đã hình thành và định hình hoạt động trong nghiệp vụ chuyển giao văn bản của văn thư truyền thống với những quy định và cách tổ chức thủ công, đảm bảo tính riêng tư, bảo mật… qua từng vị trí việc làm nhưng tiến độ làm việc chậm, thời gian thực hiện hạn chế trong giờ làm việc. Tuy nhiên, khi tổ chức làm việc trên môi trường mạng, việc chuyển giao này phải kết hợp với phân luồng và xác định chính xác vị trí việc làm mới thực hiện, đảm bảo các yếu tố riêng tư, bảo mật của từng đối tượng được tham gia vào luồng chuyển giao và xử lý văn bản đó.
       Về nghiệp vụ quản trị văn phòng, cơ sở để xác định luồng chuyển giao văn bản thực hiện trên các cơ sở sau:
      - Xác định các bộ phận liên quan đến công việc cần thực hiện;
      - Biết rõ điểm khởi đầu và điểm kết thúc;
      - Xác định được các công việc cần phải thực hiện trong quy trình;
      - Xác định những nút thắt, những điểm mà cần phải đánh giá và đưa ra quyết định;
      - Xác định những dữ liệu cần phải sử dụng để hoàn thành công việc;
      - Xác định những điểm cần quản lý và giám sát.
       17) Phân quyền
       Phân quyền trong công tác văn thư, lưu trữ nói chung và trong môi trường làm việc điện tử trên mạng diện rộng nói chung là phân quyền xử lý văn bản. Do vậy, có thể hiểu thuật ngữ này như sau:
       Phân quyền xử lý văn bản trong môi trường điện tử trên mạng trong quá trình xác định trách nhiệm xử lý văn bản theo vị trí việc làm để đưa ra các quyết định quản lý trong việc giải quyết văn bản đi/đến, quyền tiếp cận khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong một cơ quan/tổ chức.
       Cơ sở lý luận.
       Theo nghĩa từ điển, “phân quyền” là: “phân chia quyền hành (kết hợp hạn chế)”49.
       Dưới góc độ của tin học ứng dụng, khái niệm phân quyền được định nghĩa là: Application-Defined Decentralized Access Control - DCAC50. Tạm dịch DCAC là Kiểm soát truy cập phi tập trung do ứng dụng xác định. Có thể hiểu khái niệm này như cụ thể sau: DCAC là một hệ thống kiểm soát truy cập cấp hệ điều hành thực tế hỗ trợ các nguyên tắc do ứng dụng xác định. Nó cho phép người dùng bình thường thực hiện các thao tác quản trị trong phạm vi đặc quyền của họ, cho phép cách ly và phân tách đặc quyền cho các ứng dụng. Nó không yêu cầu đặc tả hoặc quản lý chính sách tập trung, cho phép các ứng dụng tự do quản lý các nguyên tắc của chúng trong khi các chính sách vẫn được hệ điều hành thực thi. DCAC sử dụng các thuộc tính được đặt tên theo phân cấp làm khuôn khổ chung cho các chính sách do người dùng xác định, chẳng hạn như các nhóm do người dùng bình thường xác định. Đối với cả hệ thống tệp nội bộ và được nối mạng, chi phí thời gian thực thi của nó là từ 0% –9% trên microbenchmarks của hệ thống tập tin và dưới 1% trên ứng dụng.
       Cùng ý nghĩa chung như vậy, phân quyền trong hoạt động hành chính văn phòng nói chung, trong công tác văn thư, lưu trữ nói riêng là phân quyền trong quá trình xử lý văn bản để đưa ra các quyết định quản lý (phân quyền xử lý văn bản). Đó là các quyền đối với việc xử lý văn bản đi/đến, quyền tiếp cận khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong một cơ quan/tổ chức. Cụ thể:
       - Trong công tác văn thư
       + Là sự phân chia quyền tiếp cận văn bản: để biết/để thực hiện/để giải quyết (trả lời hay...), để lưu.
       + Là sự xác định/phân công/cho phép thực hiện quyền xử lý văn bản thông qua kết quả xử lý đó để điều hành cơ quan/tổ chức để từ đó đưa ra quyết định quản lý (tổ chức thực hiện hay ban hành văn bản mới/để trả lời hay giải quyết vụ việc... ).
       - Trong công tác lưu trữ
       + Phân quyền đối với người quản lý trong việc tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu;
       + Phần quyền đối với độc giả trong việc khai thác (đọc, sao chép...) tài liệu lưu trữ.
       Cơ sở để xác định sự phân quyền xử lý văn bản là các quy định hiện hành:
       - Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan/tổ chứ với Lưu trữ cơ quan và của cơ quan quản lý nhà nước và người đứng đầu với Lưu trữ lịch sử;
       - Vị trí việc của mỗi cá nhân có liên quan làm trong quy trình tổ chức nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của một cơ quan/tổ chức.
       Đó là những nội dung cơ bản thực hiện việc phân quyền xử lý văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành cơ quan/tổ chức thực hiện qua các chương trình phần mềm Văn phòng điện tử hay chương trình Quản lý văn bản và điều hành./.
Chú thích
1. ISO là Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for Standardization), là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế, trên phạm vi toàn thế giới, thành lập ngày 23/02/1947. Năm 2018, ISO có 161 thành viên quốc gia, Việt Nam là thành viên thứ 77 của tổ chức này năm 1977
2. Khoản 1, Điều 3 Luật số: 68/2006/QH11
3. Điều 3, Luật số: 68/2006/QH11Tiêu chuẩn và quy chuẩn
4. https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-gioi-thieu.html
5. Chính phủ (2020), khoản 4, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
6. Quốc hội (2006), khoản 2 và 18, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, ngày 29/6/2006
7. Chính phủ (2020), khoản 2, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
8. GOST R 51141-98 (ГОСТ Р 51141-98). Nguồn: https://gostperevod.com/gost-r-51141-98.html   
9. M.V.Larin, O.I.Rưskốp. (2005), Quản lý tài liệu điện tử. Moskva, tr31.
10. http:/works.bepress.com/henry_peritt. Hướng dẫn Quản lý tài liệu điện tử và Công tác Lưu trữ. Mỹ. 1990.
11. http:/www.archimuse.com. Báo cáo khoa học của Hội đồng Lưu trữ quốc tế về tài liệu điện tử. tại Hội thảo Khoa học Quốc tế được tổ chức tại Mỹ, tháng 5 năm 1997.
12. PGS.TS.Dương Văn Khảm. (2015). Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam. Hà Nội: Văn hóa Thông tin.
13. Nguyễn Lê Phương Hoài (2015), Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2015. - Số 2, tr. 11-15
14. Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Điều 10: “Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác”
15. Chính phủ (2020), khoản 8, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
16. Chính phủ (2020), điểm c, khoản 1, Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
17. Khoản 1, Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
18. Điều 40 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP: “Cơ quan nhà nước có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng”. 
19. Dự thảo Nghị định Quy định về định danh và xác thực điện tử theo Nghị quyết số 44/NQ-CP ngày 24/6/2019 của Chính phủ về thông qua đề nghị xây dựng Nghị định quy định về định danh và xác thực điện tử
20. Quốc hội (2011), khoản 11, Điều 2 Luật Lưu trữ 2011; Chính phủ (2020), khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/ND-CP
21. Chính phủ (2013), khoản 2, Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
22. Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP không quy định mẫu bìa hồ sơ và việc lập hồ sơ (nhất là hồ sơ điện tử) dựa trên cơ sở Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan/tổ chức. Mẫu: Phụ lục số V ban hành kèm theo nghị định này
23. Chính phủ (2013), Điều 5 Nghị định số 01/2013/ND-CP
24. Chính phủ (2013), 
25. Chính phủ (2013), Điều 4 Nghị định số 01/2013/ND-CP
26. Thủ tướng Chính phủ (2018), Điều 3, 4 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
27. Bộ Thông tin – Truyền thông (2016), mục 1.4.1 QCVN 102:2016/BTTTT
28. Thủ tướng Chính phủ (2018), khoản 3, Điều 3 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
29. Trong một số trường hợp, Lưu trữ điện tử còn quản lý cả tài liệu lưu trữ giấy chưa được số hóa
30. Khoản 1, Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP
31. Trong một số trường hợp, Lưu trữ điện tử còn quản lý cả tài liệu lưu trữ giấy chưa được số hóa
32. Khoản 1, Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP
33. http://bachkhoatoanthu.vass.gov.vn/noidung/tudien/Lists/GiaiNghia/
34. Khoản 1, Điều 2 Luật số: 01/2011/QH13
35. http://bachkhoatoanthu.vass.gov.vn/noidung/tudien/Lists/GiaiNghia/  
36. Viện ngôn ngữ học (1992), Từ điển tiếng Việt, TTTĐNN, tr 598
37. Khoản 2, Điều 2 Thông tư số 02/2019/TT-BNV
38. Do International Standards Organization phát triển
39. Bộ Nội vụ (2019), Phụ lục số I Thông tư số 02/2019/TT-BNV
40. Chính phủ (2020), Phần II, Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
41. Mục I và II, phần II, Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
42. Mục I và II, phần II, Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
43. Lê Văn Năng (2020), Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và đề xuất nội dung xây dựng kho lưu trữ tài liệu điện tử. Nguồn: https://luutru.gov.vn/qua-trinh-ung-dung-cong-nghe-thong-tin-trong-cong-tac-van-thu-luu-tru-va-de-xuat-noi-dung-xay-dung-kho-luu-tru-tai-lieu-dien-tu-phan-2.htm   
44. www.mnhs.org/preserve/records/electronicrecords/eredms.php  
45. www.yukoncouncilofarchives.ca/electronic-records-management-systems    
46. Inmon, W.H (1995). Tech Topic: What is a Data Warehouse? Prism Solutions. Volume 1. 1995. Nguồn: vi.wikipedia.org/wiki/ 
47. Phần mềm DBMS ở Việt Nam hiện sử dụng phổ biến là SQL Server Express và các phần mềm Office… Phần mềm demo của nghiên cứu ngày sử dụng phần mềm SQL Server 2017 Express.
48.  Từ điển TV tr 590
49. Viện Ngôn ngữ. Từ điển tiếng Việt. TTTĐNN. Hn, 1992, tr 762
50. https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4241348/
 


Nguồn tin: luutru.gov.vn