CẤP BẢN SAO VÀ CHỨNG THỰC LƯU TRỮ

Trình tự thực hiện

* Thủ tục cấp bản sao

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu tại Kho lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Hà Giang.

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh phê duyệt.

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu.

* Thủ tục cấp Chứng thực lưu trữ

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tại Kho lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Hà Giang.

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ký xác nhận và đóng dấu của Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Thời gian tiếp nhận và trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày lễ, ngày nghỉ).

+ Buổi sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30 phút.

+ Buổi chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 30 phút.

b. Cách thức thực hiện

Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu và chứng thực tài liệu của độc giả; trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả tại Kho Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh.

c. Thành phần, số lượng hồ sơ

* Thành phần hồ sơ:

+ Trường hợp cấp bản sao gồm  Phiếu yêu cầu sao tài liệu;

+ Trường hợp cấp bản chứng thực tài liệu gồm Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d. Thời hạn giải quyết

Thời hạn trả tài liệu bản sao và chứng thực cho độc giả, chậm nhất 4 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

đ. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân và tổ chức

e. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chi cục Văn thư, Lưu trữ

- Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có):

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Kho Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư, Lưu trữ

- Cơ quan phối hợp (nếu có): Không

g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực tài liệu.

h. Lệ phí

Thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Biểu mức thu như sau:

i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Mẫu phiếu yêu cầu sao tài liệu (mẫu số 01);

- Mẫu phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (mẫu số 02).

(Theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử).

k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

Các tổ chức, cá nhân khi đến Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh để xin cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ phải có đầy đủ thủ tục, việc sao in, chứng thực tài liệu do viên chức Kho lưu trữ thực hiện, các tổ chức, cá nhân không được mang hồ sơ tài liệu ra khỏi Kho lưu trữ, hồ sơ chứng thực tài liệu được Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh  bảo quản ít nhất 20 năm kể từ ngày chứng thực (gồm phiếu yêu cầu chứng thực và bản lưu bản chứng thực tài liệu)

l. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.  

Mẫu phiếu yêu cầu sao tài liệu và phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử như sau:

Mẫu số 01

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU

Số: …………………

Họ và tên độc giả: …………………………………………………………………

Số CMND/Hộ chiếu: ……………………………………………………………….

………., ngày ….. tháng …. năm …..

Mẫu số 02

CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU

Số: ………………………..

Họ và tên độc giả: …………………………………………...........................................

Số CMND/Hộ chiếu: …………………………………………………………………..

………., ngày ….. tháng …. năm …..

Thành phần thủ tục

1. Trường hợp cấp bản chứng thực tài liệu gồm Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

2. Trường hợp cấp bản sao gồm Phiếu yêu cầu sao tài liệu;