PHỤC VỤ VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA ĐỘC GIẢ TẠI PHÒNG ĐỌC

Trình tự thực hiện

- Bước 1: Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh phải có Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Địa điểm nộp các giấy tờ nói trên tại Kho Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh.

- Bước 2: Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.

- Bước 3: Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ; viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.

- Bước 4: Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Chi cục văn thư. Lưu trữ tỉnh phê duyệt.

- Bước 5: Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu.

Thời gian tiếp nhận và trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày lễ, ngày nghỉ).

+ Buổi sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30 phút.

+ Buổi chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 30 phút.

b. Cách thức thực hiện

Tiếp nhận Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả đến nghiên cứu tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh.

c. Thành phần, số lượng hồ sơ

* Thành phần hồ sơ:

- Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu;

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp cơ quan cử đi);

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.

* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d. Thời hạn giải quyết:

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

đ. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.

e. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chi cục Văn thư, Lưu trữ.

- Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): 

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Kho Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư, Lưu trữ

- Cơ quan phối hợp (nếu có): Không

g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu.

h. Lệ phí

Thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Biểu mức thu như sau:

i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (mẫu số 01);

- Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu (mẫu số 02)

(Theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử).

k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

 Các tổ chức, cá nhân khi đến Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh để khai thác tài liệu phải đầy đủ thủ tục, chấp hành các quy định của pháp luật và của cơ quan về việc sử dụng tài liệu; không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu; bảo vệ an toàn cho tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành và thực hiện trả phí, lệ phí sử dụng theo quy định.

Đối với các tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các trường hợp: có tình trạng vật lý yếu; tài liệu đang xử lý nghiệp vụ như: Chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử a xít, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm. Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc. Tài liệu thuộc diện quý hiếm chỉ được sử dụng bản sao. Số lượng đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá 10 hồ sơ.

l. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. 

                                                                                                                       Mẫu số 01

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ 

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Kính gửi: ………………………………………………………………………..

Họ và tên độc giả: …………………………………………………………………..

Ngày, tháng, năm sinh: ……………………………………………………………..

Quốc tịch: …………………………………………………………………………...

Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu: ……………………………………………

Cơ quan công tác: …………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

Địa chỉ liên hệ: ………………………..…………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

Số điện thoại: ………………………………………………………………………..

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu: ………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

Chủ đề nghiên cứu: ………………………………………………………………….

Thời gian nghiên cứu: ……………………………………………………………….

Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

Mẫu số 02

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ 

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số: …………………

Họ và tên độc giả: ………………………………………………………………

Số CMND/Hộ chiếu: ……………………………………………………………

Chủ đề nghiên cứu: ……………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

………….., ngày ….. tháng ….. năm …...